Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Tietosuoja-asioissa yhteydenotot osoitteeseen info@aveno.fi otsikolla “Tietosuoja”. Avenolla ei ole tietosuoja-asetuksen 37 artiklan mukaista velvollisuutta nimittää tietosuojavastaavaa; tietosuoja-asioista vastaa yhtiön toimitusjohtaja.

2. Rekisterin nimi ja selosteen soveltamisala

Rekisterin nimi on Avenon asiakas-, markkinointi- ja verkkopalvelurekisteri.

Tämä seloste kuvaa, miten Aveno käsittelee henkilötietoja, kun asiakas tilaa palvelun, varaa kartoituksen, käyttää Oma Aveno -palvelua tai mobiilisovellusta, on yhteydessä asiakaspalveluun tai vierailee verkkosivustolla. Seloste on osa Avenon sopimusehtoja.

Yritys- ja taloyhtiöasiakkaiden osalta käsittelemme yhteyshenkilöiden henkilötietoja samoin periaattein. Työnhakijoiden ja Avenon käyttämien itsenäisten ammatinharjoittajien tietojen käsittelystä kerrotaan erikseen rekrytointi- ja sopimusprosessin yhteydessä.

3. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Oikeutettuun etuun perustuvassa käsittelyssä Aveno on arvioinut, että käsittely on tarpeen liiketoiminnan harjoittamiseksi eikä se syrjäytä rekisteröidyn oikeuksia. Arvioinnista voi pyytää lisätietoja osoitteesta info@aveno.fi.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Perus- ja yhteystiedot

• ·Nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja kieli.
• ·Osoite ja kohteen tiedot: katuosoite, postinumero, kaupunki, kiinteistön tyyppi, kulkuohjeet ja mahdolliset kulkukoodit.
• ·Yritysasiakkailta lisäksi yrityksen nimi, Y-tunnus, laskutustiedot ja yhteyshenkilön asema.

Asiakkuuteen liittyvät tiedot

• ·Kartoituksen tulokset: ikkunamäärä, ikkunatyypit, korkeus, olosuhteet ja työn laajuus.
• ·Sovittu hinta, tarjoukset, lisätyöt ja hinnoittelun perusteet.
• ·Varaus-, siirto-, peruutus- ja pesuhistoria sekä aikataulutiedot.
• ·Jäsenyys, jäsenyystaso, laskutuskausi ja kanta-asiakassaldo.
• ·Pesulahjan antajan ja vastaanottajan tiedot, lahjaan ilmoitettu pesukohteen osoite sekä lahjan lähetys-, lunastus- ja käyttötiedot.
• ·Asiakkaan antamat lisätiedot, toiveet ja huomiot kohteesta.

Maksu- ja taloustiedot

• ·Maksutapahtumat, summat, ajankohdat ja maksutapa.
• ·Maksunvälittäjän luoma asiakas- ja maksuvälinetunniste sekä kortin viimeiset numerot, kortin tyyppi ja voimassaolokuukausi.
• ·Laskutus-, muistutus- ja perintätiedot sekä mahdolliset luottotietomerkinnät yritysasiakkailta.

Viestintä- ja tallennetiedot

• ·Sähköpostit, tekstiviestit, WhatsApp-viestit, chat-keskustelut ja yhteydenottolomakkeet.
• ·Asiakaspalvelupuheluiden tallenteet ja niiden koneelliset litteroinnit ja tiivistelmät. Tallentamisesta ilmoitetaan puhelun alussa.
• ·Viestien lähetys- ja toimitustiedot sekä markkinointiluvat ja -kiellot.

Työhön liittyvä dokumentaatio

• ·Valokuvat ja videokuva kohteesta ennen työtä, työn aikana ja työn jälkeen.
• ·Vahinkoilmoitukset, reklamaatiot ja niiden selvitysaineisto.
• ·Työn suorittajan merkinnät työstä, sen laajuudesta ja poikkeamista.
• ·Työn suorittamiseen liittyvät sijainti- ja reittitiedot työajalla.

Tekniset tiedot

• ·IP-osoite, selain- ja laitetiedot, käyttöjärjestelmä ja kieliasetukset.
• ·Evästetunnisteet, istuntotiedot ja sivuston käyttöä koskevat tapahtumatiedot.
• ·Sovelluksen push-ilmoitustunniste ja virhe- ja kaatumisraportit.
• ·Kirjautumis- ja käyttölokit sekä tietoturvatapahtumat.

Aveno ei kerää tarkoituksellisesti tietosuoja-asetuksen 9 artiklassa tarkoitettuja erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja eikä henkilötunnuksia. Asiakasta pyydetään olemaan lähettämättä tällaisia tietoja Avenolle.

Palvelu ei ole suunnattu alle 16-vuotiaille eikä Aveno tietoisesti kerää heidän tietojaan ilman huoltajan suostumusta.

5. Tietolähteet

• ·Rekisteröidyltä itseltään: varaus, kartoitus, lomakkeet, puhelut, viestit ja Oma Aveno.
• ·Palvelun käytöstä syntyvät tiedot: varaukset, pesut, maksut ja järjestelmälokit.
• ·Työn suorittajilta: kohdemerkinnät, valokuvat ja työn dokumentointi.
• ·Maksunvälittäjältä: maksutapahtumien tila ja maksuvälineen tunnistetiedot.
• ·Julkisista rekistereistä, kuten YTJ, kaupparekisteri ja väestötietojärjestelmän osoitepalvelu.
• ·Luottotietorekistereistä laskutusasiakkuutta harkittaessa.
• ·Yhteistyökumppaneilta ja markkinointikanavista, kun rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa.

6. Tietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Aveno käyttää huolellisesti valittuja palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja Avenon lukuun tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukaisen käsittelysopimuksen perusteella. Tietoja ei myydä eikä luovuteta ulkopuolisille markkinointitarkoituksiin.

Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa:

• ·viranomaisille lakisääteisen velvoitteen tai viranomaisen pyynnön perusteella;
• ·perintätoimistolle, jos erääntynyttä saatavaa ei makseta muistutuksista huolimatta ja se siirretään perittäväksi;
• ·vakuutusyhtiölle vahinkotapauksen selvittämiseksi;
• ·asianajajille ja oikeudellisille neuvonantajille vaateiden käsittelemiseksi;
• ·yritysjärjestelyn, liiketoimintakaupan tai vastaavan järjestelyn yhteydessä vastaanottavalle osapuolelle.

Ajantasainen luettelo käsittelijöistä on saatavissa pyynnöstä osoitteesta info@aveno.fi.

7. Tietojen siirto EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Siirrot toteutetaan tietosuoja-asetuksen V luvun mukaisesti käyttäen:

• ·Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita (SCC) sekä tarvittaessa täydentäviä suojatoimia, kuten salausta ja pääsynhallintaa;
• ·EU–Yhdysvallat-tietosuojakehystä (Data Privacy Framework), kun vastaanottaja on siihen sertifioitu;
• ·komission antamia tietosuojan riittävyyttä koskevia päätöksiä, kun sellainen on voimassa.

Kopion käytetyistä suojatoimista voi pyytää osoitteesta info@aveno.fi.

8. Tekoälyn käyttö, automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Mihin tekoälyä käytetään

• ·Asiakaspalveluun ja yhteydenottoihin vastaamiseen kaikissa kanavissa.
• ·Puhelutallenteiden litterointiin, tiivistämiseen ja luokitteluun.
• ·Asiakkaan toimittamien asiakirjojen ja tietojen tarkastamiseen, esimerkiksi hintatakuun vertailutarjousten, kuvien ja reklamaatioiden osalta.
• ·Varausten, aikataulujen ja reittien käsittelyyn.
• ·Liiketoiminnan analysointiin, laadunvalvontaan ja asiakaspalvelun kehittämiseen.
• ·Sisällön ja viestinnän laatimiseen.

Tekoälykäsittelyssä käytetään Anthropicin (Claude) ja OpenAI:n (ChatGPT/GPT) malleja. Palvelut on hankittu ehdoin, joiden mukaan Avenon syöttämiä tietoja ei käytetä mallien kouluttamiseen. Käsittelyssä tietoja voidaan siirtää Yhdysvaltoihin kohdan 7 mukaisin suojatoimin.

Automaattinen päätöksenteko

Aveno ei tee tietosuoja-asetuksen 22 artiklassa tarkoitettuja yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla olisi rekisteröityyn kohdistuvia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia. Tekoäly toimii avustavassa roolissa, ja sitovat ratkaisut hinnoista, reklamaatioista ja asiakassuhteen päättämisestä vahvistetaan Avenon toimesta.

Profilointi

Aveno voi käyttää asiakastietoja profilointiin palvelun kehittämiseksi ja viestinnän kohdentamiseksi. Profilointi tarkoittaa esimerkiksi asiakkaan pesuhistorian, kohteen ominaisuuksien ja palvelun käytön yhdistämistä, jotta osataan arvioida pesutarvetta, sopivaa jäsenyystasoa ja kiinnostavia tarjouksia. Profilointi ei johda automaattisiin oikeusvaikutuksia aiheuttaviin päätöksiin, ja rekisteröity voi vastustaa profilointia suoramarkkinointitarkoituksessa milloin tahansa.

Tekoälyjärjestelmien tuottamaa tietoa ei käytetä sellaisenaan päätösperusteena ilman tarkistusta. Tekoäly voi tuottaa virheellistä tietoa; havaituista virheistä voi ilmoittaa osoitteeseen info@aveno.fi.

9. Puheluiden tallentaminen

Asiakaspalvelupuhelut tallennetaan. Tallentamisesta ilmoitetaan puhelun alussa ennen keskustelun jatkumista. Tallenteita käytetään:

• ·asiakaspalvelun laadun varmistamiseen ja kehittämiseen;
• ·sovitun sisällön ja tilausten todentamiseen riitatilanteissa;
• ·tekoälyavusteisen asiakaspalvelun toiminnan varmistamiseen ja virheiden korjaamiseen;
• ·koulutukseen ja työn ohjaukseen.

Tallenteita ja niistä tehtyjä litterointeja säilytetään kaksitoista (12) kuukautta, ellei yksittäistä tallennetta tarvita pidempään reklamaation, vahingon, perinnän tai oikeudellisen vaateen selvittämiseksi. Pääsy tallenteisiin on rajattu niihin henkilöihin, joiden tehtävät sitä edellyttävät.

Jos et halua puhelua tallennettavan, voit hoitaa asian sähköpostilla osoitteessa info@aveno.fi tai Oma Avenossa.

10. Valokuvat ja työn dokumentointi

Aveno ottaa kohteesta valokuvia ennen työtä, työn aikana ja työn jälkeen työn laadun, laajuuden ja mahdollisten vaurioiden dokumentoimiseksi. Jos työn suorittaja aiheuttaa vahingon, siitä otetaan aina kuva ja se ilmoitetaan asiakkaalle.

Kuvia käytetään vain asiakassuhteen hoitamiseen, laadunvalvontaan, reklamaatioiden ja vahinkojen selvittämiseen sekä oikeudellisen aseman turvaamiseen. Kuvia ei käytetä markkinoinnissa ilman asiakkaan erillistä kirjallista lupaa.

Aveno pyrkii välttämään henkilöiden ja tarpeettoman sisätilojen kuvaamista. Kuvia säilytetään kaksikymmentäneljä (24) kuukautta työn suorittamisesta tai pidempään, jos se on tarpeen vireillä olevan reklamaation, vahinkoasian tai oikeudellisen vaateen vuoksi.

11. Säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi tai lain edellyttämän ajan. Sen jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan.

Kanta-asiakassaldoon ja kohteeseen liittyvät tiedot poistetaan lopullisesti, jos asiakas poistaa kohteen Oma Avenossa. Poistoa ei voi peruuttaa.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaan oikeus:

• ·Saada pääsy tietoihin eli tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu, ja saada niistä jäljennös.
• ·Oikaista tiedot, jos ne ovat virheellisiä tai puutteellisia.
• ·Poistaa tiedot silloin, kun käsittelylle ei ole enää perustetta.
• ·Rajoittaa käsittelyä esimerkiksi siksi ajaksi, kun tietojen oikeellisuutta selvitetään.
• ·Vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella.
• ·Kieltää suoramarkkinoinnin milloin tahansa ilman perustetta ja maksutta.
• ·Siirtää tiedot järjestelmästä toiseen koneluettavassa muodossa, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja on automaattista.
• ·Peruuttaa suostumus milloin tahansa, kun käsittely perustuu suostumukseen. Peruuttaminen ei vaikuta ennen sitä tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.
• ·Olla joutumatta yksinomaan automaattiseen päätöksentekoon perustuvan päätöksen kohteeksi sekä saada ihmisen käsittely, esittää näkemyksensä ja riitauttaa ratkaisu.
• ·Tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Pyynnöt osoitetaan osoitteeseen info@aveno.fi otsikolla “Tietosuoja”. Pyytäjän henkilöllisyys varmistetaan ennen pyynnön toteuttamista. Vastaamme pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa. Määräaikaa voidaan jatkaa enintään kahdella kuukaudella, jos pyyntö on monimutkainen; tästä ilmoitetaan erikseen.

Osaa tiedoista ei voida poistaa pyynnöstä, koska niiden säilyttämiseen on lakisääteinen velvoite tai oikeutettu peruste, kuten kirjanpitoaineisto, avoin saatava tai selvitettävänä oleva vahinkoasia. Tällöin kerromme perustellun syyn.

Valvontaviranomainen Suomessa on tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi, PL 800, 00531 Helsinki.

13. Suoramarkkinointi ja viestintä

Aveno lähettää markkinointi- ja tarjousviestejä sähköpostitse, tekstiviestillä, WhatsAppilla, mobiilisovelluksen push-ilmoituksina ja puhelimitse. Kuluttajille sähköinen suoramarkkinointi perustuu suostumukseen tai olemassa olevaan asiakassuhteeseen, jossa markkinoidaan vastaavia palveluita.

Markkinoinnin voi kieltää milloin tahansa maksutta: Oma Avenon asetuksista, viestin lopussa olevasta linkistä, vastaamalla ohjeen mukaisella lopetusviestillä, laitteen ilmoitusasetuksista tai ilmoittamalla siitä osoitteeseen info@aveno.fi. Kielto ei estä asiakassuhteen hoitamiseen liittyvää viestintää, kuten varausvahvistuksia, muistutuksia ja maksukuitteja.

14. Evästeet ja seuranta

Eväste on pieni tekstitiedosto, joka tallentuu käyttäjän laitteelle. Aveno käyttää evästeitä ja vastaavia selaimen tallennustekniikoita, kuten selaimen paikallista tallennustilaa.

Jos suostumusta edellyttäviä evästeitä otetaan myöhemmin käyttöön, käyttäjältä pyydetään siihen suostumus ennen niiden asettamista ja tätä selostetta päivitetään. Evästeitä voi hallita ja poistaa selaimen asetuksista; välttämättömien evästeiden estäminen voi estää palvelun käytön.

15. Tietoturva ja rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja ne suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein:

• ·Tietoliikenne on salattu (TLS/SSL) ja tiedot säilytetään salattuna levossa.
• ·Pääsy tietoihin on rajattu henkilökohtaisin tunnuksin vain niille, joiden tehtävät sitä edellyttävät, ja se on roolipohjainen.
• ·Järjestelmiin käytetään monivaiheista tunnistautumista, ja käyttöä lokitetaan.
• ·Tietokannoissa käytetään rivitason pääsynhallintaa, jotta asiakas näkee vain omat tietonsa.
• ·Palvelimet ja tietokannat sijaitsevat valvotuissa ja sertifioiduissa konesaleissa EU:n alueella.
• ·Varmuuskopiot otetaan säännöllisesti ja niiden palautuminen testataan.
• ·Työn suorittajia ja kumppaneita sitoo salassapito- ja tietosuojavelvoite.
• ·Henkilöstö ja työn suorittajat ohjeistetaan tietosuojasta ja tietoturvasta.
• ·Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain siihen oikeutetuilla.

Mahdollisesta henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilmoitetaan tietosuojavaltuutetulle 72 tunnin kuluessa sen havaitsemisesta ja rekisteröidyille, jos loukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin heidän oikeuksilleen.

16. Muutokset tähän selosteeseen

Aveno kehittää palveluaan ja voi päivittää tätä selostetta toiminnan tai lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun päivitetty seloste on julkaistu verkkosivustolla. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan lisäksi asiakkaille sähköpostitse, viestillä tai Oma Avenossa.

Suosittelemme tarkistamaan selosteen sisällön säännöllisesti. Tämän version päiväys on 13.8.2026.